"El tiempo es un recurso no renovable. Cuando se ha perdido, se ha perdido. No puedes 'guardarlo' para usarlo más tarde. Aprende a aprovecharlo al máximo."
Brian Tracy
La conciencia en la organización es fundamental para lograr un equilibrio saludable entre la productividad y el bienestar personal. Es esencial para mantener un equilibrio entre el trabajo, la familia, los pasatiempos y otras responsabilidades.
En este articulo te presento una manera practica de dividir en 3 pilares tu organización con tu tiempo.
Los tres pilares más importantes:
1- Priorización de tareas:
Identificar y priorizar las tareas más importantes es fundamental. Esto implica distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. Enfoca tu tiempo y energía en las actividades que tienen un impacto significativo en tus objetivos y valores.
-Utiliza técnicas para categorizar tus tareas en función de su urgencia e importancia.¿ Y como seria distinguir entre Urgente y Importante? la primera clave es comprender la diferencia entre uno u otro. Lo urgente se refiere a las tareas que requieren atención inmediata, mientras que lo importante se relaciona con las actividades que tienen un impacto significativo en tus metas a largo plazo y valores personales.
-Antes de priorizar tareas, es esencial tener claridad sobre tus objetivos personales y profesionales, así como sobre tus valores. Alinearte con tus metas y valores te permite dar prioridad a las tareas que te acercarán a ellos
-Lleva un registro de tus tareas en una lista. Después de clasificarlas en función de su urgencia e importancia, asigna un nivel de prioridad a cada tarea. Esto te ayudará a saber por dónde empezar. Si quieres una herramienta gratuita para esto solicítamela aquí.
-Establece metas claras para las tareas importantes y asigna plazos realistas para completarlas. Estas metas y plazos te darán un sentido de urgencia y te motivarán a enfocarte en lo importante.
-Ojo! La priorización de tareas no es estática. Debes revisar y actualizar tu lista de tareas regularmente a medida que cambian tus objetivos y surgen nuevas responsabilidades. Esto te ayudará a mantener el control y la claridad en todo momento.
2-Planificación y programación:
Una vez que hayas identificado tus tareas prioritarias, es crucial planificar y programar tu tiempo de manera efectiva. Utiliza una agenda, una lista de tareas o aplicaciones de gestión del tiempo para organizar tus actividades diarias y semanales. Establece horarios realistas, asigna tiempo específico para cada tarea y asegúrate de incluir tiempo para descansos y relajación. La programación te ayuda a evitar la improvisación y a aprovechar al máximo tu tiempo.
-El primer paso es contar con una herramienta para la planificación, como un calendario físico o una aplicación de agenda digital. Utilizar un calendario te permite visualizar y programar tus actividades de manera organizada.
-Cuando programes tus tareas, asegúrate de asignarles un tiempo realista para completarlas. Evita la sobrecarga de actividades en un corto período, ya que esto puede generar estrés y reducir la calidad de tu trabajo.
-No olvides incluir momentos de descanso y tiempo libre en tu agenda. Tomar pausas regulares es fundamental para mantener la productividad y prevenir el agotamiento.
-Organiza tus tareas en función de su prioridad. Las tareas más importantes deben programarse en momentos en los que tengas más energía y capacidad de concentración.
-A pesar de una planificación rigurosa, es importante ser flexible y estar dispuesto a realizar ajustes cuando surjan imprevistos. La vida está llena de cambios, por lo que debes ser capaz de adaptarte a las circunstancias.
-Al final del día o de la semana, revisa tu agenda y evalúa tu progreso. Identifica las tareas completadas y las que no se pudieron realizar. Esto te ayudará a aprender de tu experiencia y a ajustar tu planificación en el futuro.
-Utiliza recordatorios y alarmas en tu aplicación de agenda o en tu dispositivo móvil para asegurarte de que no te olvides de las tareas programadas.
3-Eliminación de distracciones y gestión de interrupciones:
Las distracciones y las interrupciones son obstáculos comunes para la organización del tiempo. Identifica las fuentes de distracción en tu entorno y trabaja para minimizarlas. Esto puede incluir apagar notificaciones en tus dispositivos, establecer límites claros con las personas que pueden interrumpirte y crear un espacio de trabajo tranquilo. La gestión de interrupciones también implica aprender a decir "no" a tareas o compromisos que no se alinean con tus prioridades.
-El primer paso para eliminar las distracciones es identificar de dónde provienen. Esto puede incluir notificaciones de dispositivos electrónicos, redes sociales, ruido en el entorno de trabajo, entre otros
-Diseña un entorno de trabajo que minimice las distracciones. Esto puede implicar encontrar un lugar tranquilo para trabajar, silenciar las notificaciones de tus dispositivos y colocar señales que indiquen a los demás que no deseas ser interrumpido.
-Practica técnicas de concentración y productividad eficiente, como la tecnica de trabajar por bloques de tiempo, ( que es la que mas me ha dado resultados) que consiste en trabajar intensamente durante un período de tiempo específico y luego tomar un breve descanso. Esto te ayudará a mantener la concentración y a reducir las interrupciones.
-Importante : Configura tus dispositivos electrónicos para recibir notificaciones solo de aplicaciones o contactos verdaderamente importantes. Limita las notificaciones innecesarias que puedan distraerte.
-Si alguien te interrumpe con una tarea no urgente, aprende a decir "no" de manera asertiva y a explicar que estás ocupado en ese momento.
Estos tres pilares te ayudarán a administrar tu tiempo de manera más efectiva en tu día a día. Al priorizar tareas, planificar tu día y minimizar distracciones, podrás lograr un mejor equilibrio entre tus responsabilidades y tus metas personales, lo que a su vez te permitirá aprovechar al máximo tu tiempo y reducir el estrés.
Sin dudas es un trabajo de conscientización, registro y reflexión con uno mismo.
Pero te digo que se puede incorporar, y con la repetición de estos hábitos en tu diario, podrás después soltar la presión y te amigaras con estas herramientas en todas las áreas de tu vida.
Espero que te sirva, como siempre digo si necesitas que te acompañe en este trabajo de revisión y organización, como así también gestión y emoción de estos hábitos, tanto como las creencias que los sostienen, no dudes en ponerte en contacto con migo.
Gracias por leer
Pau.
